Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille (petite, moyenne ou grande), ont des archives papier et numérique qu’elles doivent obligatoirement garder soigneusement pendant toute la durée légale de conservation avant de procéder à leur destruction à la fin de celle-ci. En effet, documents bancaires, contrats, déclarations de douane, polices d’assurance, livres et registres comptables, bons de commande, factures, documents fiscaux, sociaux et de gestion du personnel…tous doivent faire l’objet d’une procédure d’archivage assez rigoureuse mais aussi d’un processus de destruction très stricte pour être sûr de ne pas retrouver les données personnelles des clients et des collaborateurs dans les mains de personnes mal intentionnées.
Depuis plusieurs années déjà, la tendance est aux archives numériques et électroniques. En effet, près de 90% des documents originaux sont produits électroniquement. Il est donc normal et même évidant qu’un passage du papier vers le numérique s’impose de lui-même et se généralise peu à peu, un peu partout. Côté destruction des archives, pas vraiment de changements. Sous forme de papier, de CD, de disque dur, de clé USB, de serveur ou autres, la destruction des contenus archivés doit impérativement se faire dans des conditions sécurisées et dans la plus grande confidentialité pour éviter les fuites d’informations pouvant provoquer une atteinte à la vie privée d’autrui.
Que sont les archives numériques ?
Malgré la généralisation des canaux digitaux partout dans le monde et cela pour toute sorte de communication, certaines entreprises tiennent encore à garder leurs archives sous format papier dans des bureaux ou des salles d’archives dédiées à cet effet ; pensant que leur documents confidentiels et autres sont plus en sécurité et plus faciles à gérer. Mais c’est faux, car en adoptant l’archivage numérique et donc en conservant les documents sur des supports électroniques, cela réduit non seulement le volume à stocker mais assure aussi plus de sécurité en cas de vol, d’incendie ou d’inondation.
Notez, toutefois, que l’archivage numérique nécessite quelques conditions parfois difficiles et longues à mettre en place pour certaines entreprises. Il faut scanner et importer tous les fichiers papier en fichiers électroniques, les indexer, les classer et s’occuper de leur gestion à savoir leur rétention et leur mise à disposition ou encore leur conservation dans un coffre-fort numérique avec des conditions d’accessibilité…
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Qu’est-ce que l’archivage numérique ?
Quel est le délai légal de l’archivage digital ?
L'archivage des documents légaux est un enjeu majeur pour les entreprises. Des délais de prescription sont donc imposés par la loi pour certains documents qu’ils soient sous format papier ou sous format numérique. En effet, les deux doivent être conservés dans les meilleures conditions afin d’en garantir l’intégrité. Leur période de sauvegarde est, elle aussi, soumise aux même règles et législations que l’archivage classique et se calcule donc en fonction de la nature des documents.
D’un point de vue juridique, les documents de l'entreprise doivent être conservés pendant 2 à 30 ans, selon leur nature. Une obligation qui implique un grand nombre de documents fiscaux, comptables, sociaux, bancaires, commerciaux ou de gestion du personnel et qui expose toute société enfreignant ces délais de conservation à des sanctions qui peuvent être commerciales, financières ou encore pénales.
Avantages et inconvénients d’une telle méthode
L’archivage électronique a de nombreux avantages pour l’entreprise qui l’adopte mais aussi pour son environnement. Il représente un atout à la fois écologique et économique puisqu’il permet la réduction de la gestion papier. Il assure un gain de place en remplaçant toute une salle d’archives de 43 000 m² par un disque SDD de 1 Tera Octet, un gain de temps grâce à un système de recherche plus facile basé sur un logiciel de gestion d’archives, une réduction des couts d’impression, de papier et de location de dépôts d’archives, une limitation des risques de détérioration des données et une meilleure sécurisation.
Néanmoins, optez pour une stratégie de dématérialisation des documents implique certaines contraintes à savoir une formation du personnel à la numérisation et à la gestion des fichiers électroniques, la nécessité de matériel performant et fiable et d’un endroit de stockage propre et aéré mais aussi la sécurisation du réseau informatique de l’entreprise, au risque d’être confronté à une cyberattaque.
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Comment détruire vos archives en toute sécurité ?
La destruction des documents électroniques
Comme pour les archives papier, les archives numériques doivent également être détruites, une fois leur terme de conservation légale dépassé. Mais contrairement aux premières qui passent par un déchiquetage classique, les secondes font l’objet d’un processus et d’un contrôle rigoureux pour s’assurer de leur destruction définitive et irréversible. En effet, sur des supports électroniques comme un serveur, une clé USB, un disque dur…il ne suffit pas d’effacer les informations et fichiers qu’ils contiennent, même le support doit être détruit pour éviter une éventuelle récupération des données.
Alors pour un processus de destruction d’archives numériques respectant les normes en vigueur et les règles de sécurité pour éviter des actions frauduleuses, il est conseillé de passer par des professionnels. Ce sont en général les sociétés de débarras qui proposent, en plus de leurs prestations habituelles de désencombrement des appartements, maisons et locaux commerciaux, du débarras de succession, du nettoyage et de la désinfection des surfaces, un service de destruction d’archives papier et digital. Des entreprises comme MDD Débarras par exemple, assurent une destruction totale de vos documents et garantissent un maximum de confidentialité. Elles vous remettent même, à la fin de l’opération, un certificat de destruction d’archives attestant du bon déroulement de la prestation.
Date de publication : 06 Janvier 2022
